Zum Hauptmenü Bereich 'Personen' in serv.it PFERD

In serv.it PFERD ist es möglich, den Versand von Katalogen für diverse Veranstaltungen an deren Empfänger zu organisieren. Konkret heißt dies, dass bei der einzelnen Person Katalogbestellungen registriert werden können.

Grundlage dazu ist, dass die möglichen Veranstaltungen des Verbandes in serv.it PFERD eingerichtet sind, für die Kataloge erstellt und verschickt werden sollen. Dies sind z.B. die verschiedenen Typen von Auktionen.

Die Pflege der Versandartikel bei den einzelnen Personen ist für alle Mitarbeiter möglich, die Personen im Allgemeinen bearbeiten dürfen.

Über einen Link im Register 'Sicht' auf der Personinfo-Seite gelangt man in den Bereich der Versandartikel.

Auf der nun geladenen Seite lässt sich durch den Aktionslink 'Katalogbezug erfassen' eine Erfassungsmaske öffnen.

In dem Feld 'Typ' wird die Veranstaltungsart bzw. der Katalog-Bezug-Typ ausgewählt. Sie können die Anzahl an Katalogen eintragen, und den Empfänger als Dauerbezieher der Versandartikel kennzeichnen. Als Zahlungsarten sind 'Barzahlung oder Scheck', 'Lastschrift' und 'Rechnung' auswählbar sowie 'Freibezieher'.

Nach Speicherung erscheinen die Eingaben in der Übersicht.

Durch Anklicken des Auktions-Typen öffnet sich eine Detailsicht.

Besonderheit: Voraussetzung für die Zahlungsart 'Lastschrift' ist ein aktuell gültiges SEPA-Mandat. Das lässt sich auf der Buchhaltungsseite der Person kontrollieren.

Als Entlastung für die Mitarbeiter ist es möglich, dass Personen, die über definierte, aktive PersonKennzeichnungen verfügen, automatisch einen Katalog bekommen, ohne dass der Katalogbezug in serv.it PFERD manuell gepflegt werden muss.

Ablauf:

1. Benutzer startet aus serv.it PFERD den Job 'Erstellung Adressträgerblätter zum Katalogversand'.
2. Neben den Personen, die einen Katalogbezug in serv.it PFERD haben, werden auch die Personen selektiert, die mindestens eine aktive PersonKennzeichnung aus einer definierten PersonKennzeichnungGruppe aufweisen.
3. Bevor die Adressträgerblätter usw. im Job erstellt werden, wird die Datei programmtechnisch so überarbeitet, dass ein Haushalt nur einen Katalog bekommt. Dabei wird eine evtl. Verbandszusammenarbeit berücksichtigt.

Wenn eine Veranstaltung bevorsteht und der Mitarbeiter bei allen Empfängern den Katalogbezug dazu gepflegt hat, kann er sich diese über die 'Datenselektion Person' selektieren und z.B. per Serienbrief anschreiben.

Im Rahmen der Datenselektion wird dazu der gewünschte Typ im Feld 'Katalogbezug-Typ' als Selektionskriterium ausgewählt.

In der erstellten Datei finden Sie ab der Spalte DK pro Typ jeweils Spalten für die Anzahl an Katalogen, das Kennzeichen 'Dauerbezug' und die Zahlungsart.

Sind die Katalogbezüge bei den Personen für eine Veranstaltung gepflegt, dann kann im nächsten Schritt der Versand der Kataloge vorbereitet werden. In serv.it PFERD ist es für den Anwender möglich, für genau die eingepflegten Empfänger Einlegeblätter mit den Empfangsadressen inkl. Freimachung zu erstellen.

Um den Ablauf zur Erstellung der Adressträgerblätter zu starten, geht man zunächst mit Hilfe des Links 'Start von Jobabläufen' auf der Startseite auf die Übersicht aller verfügbaren Jobabläufe. Ein serv.it PFERD-Benutzer sieht dabei nur die Jobabläufe, zu deren Start er berechtigt ist.

Nach Aufrufen des Links 'Erstellung Adressträgerblätter zum Katalogversand' öffnet sich ein Dialog, in dem der Typ des Katalogbezugs sowie das Gewicht eines einzelnen Katalogs in Gramm vorzugeben ist. Dieses wird benötigt, um die Frankierung programmtechnisch vornehmen zu können. Die Frankierung wird der Post automatisch übermittelt und dann dem Verband in Rechnung gestellt.

Durch Anklicken des Buttons 'Start' läuft der Job automatisch an.

Im Bereich 'Verarbeitungen', der von der Startseite aus aufrufbar ist, liegen folgende Dateien, die durch den Ablauf erzeugt werden:

• eine Protokoll-Datei
• die Adressträgerblätter in verschiedenen PDF-Dateien: 'frankiert Inland', 'frankiert Ausland', 'unfrankiert Inland', 'unfrankiert Ausland'
• eine Abrechnungsliste, die bei Einlieferung der Sendungen an die Post zu übergeben ist

Das Protokoll enthält alle Personen, für die Adressträgerblätter erstellt wurden, mit folgenden Angaben: Mitgliedsnummer, Kurzname, Land, Katalogtyp und Anzahl an Katalogen

Adressträgerblätter für Personen, die mehr als einen Katalog zugeschickt bekommen sollen, sind nicht frankiert. Der Verband übernimmt die Freimachung in Eigenregie. Ein Zähler in Sternchen informiert den Mitarbeiter über die Anzahl der Kataloge, die zu versenden sind.

Für alle Empfänger, die genau einen Katalog bekommen sollen, sind die Portoinformationen bereits auf den Blättern enthalten.

Nach Beendigung der Versandaktion für eine Veranstaltung bzw. nach Veranstaltungsende sind die Einmalbestellungen der Kataloge für zukünftige Versandaktionen irrelevant. Aus dem Grunde ist es sinnvoll, diese Katalogbezüge bei den Personen zu löschen. Dadurch wird wieder ein 'sauberer Stand' hergestellt, und die Einmalbestellungen für die nächste Veranstaltung können in serv.it PFERD eingepflegt werden. Logischerweise müssen die Dauerbezüge weiterhin bis zu dem Zeitpunkt der expliziten Abbestellung durch den Empfänger erhalten bleiben.

Ein automatischer Ablauf kann zur Löschung der Katalogbezüge für Einmalbesteller in serv.it PFERD gestartet werden. Über den Link 'Start von Jobabläufen' auf der Startseite kommt man auf die Übersicht aller verfügbaren Jobabläufe.

Nach Aufrufen des Links 'Löschung Katalogbezug' öffnet sich der Dialog, in dem der Typ des Katalogbezugs auszuwählen ist.

Durch Anklicken des Buttons 'Start' läuft ein automatisierter Job an.

Im Bereich 'Verarbeitungen', der von der Startseite aus aufrufbar ist, liegt eine Protokoll-Datei des Ablaufs.

Das csv-Format lässt sich problemlos in MS Excel öffnen. Die Datei enhält Informationen zu allen gelöschten Katalogbezügen.