Zum Hauptmenü Bereich 'Personen' in serv.it PFERD

Ergänzend zu den Ordnungsmerkmalen gibt es ab sofort eine weitere Möglichkeit, Personen besonders zu kennzeichnen. Hier kann ein separater Bereich in Bezug auf die Kennzeichnungsgruppen einer Person geschaffen werden, der nur für Mitarbeiter bestimmter Abteilungen sichtbar ist. Im Umkehrschluss heißt dies, dass definierte Kennzeichnungen bei einer Person für Mitarbeiter anderer Abteilungen nicht zu sehen sind.

Außerdem können die Kennzeichnungsgruppen nach Relevanz rangiert bei einer Person angezeigt werden. Dadurch können die wichtigsten Informationen zu einer Person auf den ersten Blick an oberster Stelle gesehen werden, ohne dass am Bildschirm nach unten gescrollt werden muss.

Grundlage dazu ist, dass die verschiedenen Abteilungen, Kennzeichnungsgruppen und Kennzeichnungen (Ausprägungen der Gruppen) nach Vorgabe des Verbandes eingerichtet sind.

Zunächst sind die verschiedenen Abteilungen des Verbandes zu definieren.

Beispiel:

Die Fachabteilung im vit ordnet dann jeden Mitarbeiter nach Vorgabe des Verbandes einer oder mehreren Abteilungen zu, damit sichergestellt ist, dass dieser Benutzer nur die Kennzeichungen seiner Abteilung(en) sehen und bearbeiten darf. In folgendem Beispiel gehört der Benutzerschlüssel TSPLO39 mit dem Namen 'vit' den Abteilungen 'Auktionsabteilung', 'Zuchtbuchführung' und 'Buchhaltung' an. Er kann also die Kennzeichnungen bei einer Person sehen und bearbeiten, die diesen drei Abteilungen zugeordnet sind.

Auf der Seite der eingerichteten Benutzer kann eingesehen werden, welche Abteilung(en) welchem Benutzer zugeordnet ist (sind).

Im nächsten Schritt werden die Kennzeichnungsgruppen eingerichtet und jeweils einer Abteilung zugeordnet. Zwecks Rangierung in der Darstellung wird eine laufende Nummer vergeben. Es wird außerdem definiert, ob innerhalb der jeweiligen Gruppe für eine Person mehrere Ausprägungen vergeben werden dürfen.

Beispiel:

In einer weiteren Tabelle werden die verschiedenen Ausprägungen (Person-Kennzeichnungen) erfasst und den Kennzeichnungsgruppen zugeordnet. Zur Priorisierung der Ausprägungen innerhalb der Gruppe wird auch hier eine laufende Nummer vergeben.

Abschließend werden verschiedene Gründe angelegt, die dazu führen können, dass eine Kennzeichnung bei einer Person aktuell nicht mehr vorliegt und somit beendet wird.

Auf der Personinfo-Seite ist im untersten Bereich ein neuer Block namens 'Kennzeichnungen' zu finden. Neben dem Bezeichner 'Kennzeichnungen' zeigt ein Zähler die Summe aller Merkmale an, die dieser Person insgesamt zugeordnet sind und die gleichzeitig vom serv.it PFERD-Benutzer gesehen werden dürfen. Liegen Kennzeichnungen vor, die Abteilungen zugeordnet sind, denen er nicht angehört, so werden diese nicht mitgezählt. Solange noch keine Merkmale für die Person vorliegen (Zähler = 0), öffnet sich der Dialog zur Erfassung neuer Kennzeichnungen durch Anklicken des Bezeichners 'Kennzeichnungen'.

Dort können neben der Art der Kennzeichnung Datumsangaben zum Gültigkeitszeitraum (von-/bis-Datum), der Grund der Beendigung sowie Notizen erfasst werden. Zur Erleichterung der Eingaben wird das Beginndatum bereits mit dem Tagesdatum vorbelegt.

Nach Speicherung der Dateneingaben gelangt man auf die Übersicht aller aktuellen und beendeten Kennzeichnungen der Person. Zur Erfassung weiterer Funktionen ist im Register 'Aktion' ein entsprechender Link zu finden.

Es kann für dieselbe Gruppe nur eine aktive Kennzeichnung vorhanden sein, wenn die Definition der Gruppe nicht die 'Mehrfachauswahl' erlaubt (siehe 'Einrichtung der Tabellen'). In unserem Beispiel kann die Person gleichzeitig Fohlen- und Stutenkäufer sein, aber nur eine Funktion im Vorstand einnehmen.

Der verlinkte Name in der Spalte 'Abteilung' führt zur Detailseite des Datensatzes. Im unteren Bereich werden eingegebene Notizen zur Kennzeichnung angezeigt. Soll die Kennzeichnung bearbeitet oder gelöscht werden, kann dies über entsprechende Links im Register 'Aktion' erfolgen.

Die Navigation zurück zur Person erfolgt über einen Link im Register 'Sicht' auf der Übersichtsseite.

Auf der Personinfo-Seite werden alle aktuellen Kennzeichnungen angezeigt, d.h. nur die, die noch kein Ende-Datum haben. Der Zähler beinhaltet die Summe aller Kennzeichnungen (aktuelle und beendete), die der Benutzer auf der Übersicht sehen kann (gemäß Abteilungszuordnung –> siehe oben). Um von der Personinfo-Seite aus auf die Übersichtsseite zu gelangen, wird die verlinkte Überschrift des Blocks angeklickt.

Die Sortierung der Datensätze erfolgt auf der Personinfo-Seite und auf der Übersichtsseite zunächst nach der laufenden Nummer der Abteilung, innerhalb der Abteilung nach der laufenden Nummer der Gruppe und innerhalb dessen nach der laufenden Nummer der Funktionen (siehe 'Einrichtung der Tabellen').

Über die 'Datenselektion Person' lassen sich Personen nach ihren aktiven Kennzeichnungen selektieren. Beendete Funktionen werden dabei nicht berücksichtigt. Gemäß dem oben beschriebenen Berechtigungskonzept können Mitarbeiter nur nach Merkmalsausprägungen selektieren, die zu ihrer Abteilungszugehörigkeit passen. Ist eine Kennzeichnungsgruppe einer Abteilung zugehörig, zu der der Mitarbeiter nicht gehört, dann kann er nicht danach suchen, und in der Ergebnisdatei werden die Merkmale nicht ausgegeben. Dadurch wird gewährleistet, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Daten bekommen.

Der Link zur 'Datenselektion Person' liegt auf der Startseite. Im unteren Bereich des Dialogs befindet sich für jede Kennzeichnungsgruppe die Möglichkeit eine Ausprägung als Selektionskriterium auszuwählen. Dabei ist zu beachten, dass es sich um eine 'und'-Verknüpfung handelt. Das bedeutet, dass bei Auswahl von zwei Merkmalen alle Personen selektiert werden, die aktuell über beide Kennzeichnungen verfügen. Personen, die nur über ein Merkmal von beiden verfügen, bleiben unberücksichtigt.

Es besteht auch die Möglichkeit, nach allen Ausprägungen einer Kennzeichnungsgruppe zu suchen. Das hilft z.B., wenn man einen gesamten Vorstand per Serienbrief anschreiben möchte.

Nach dem Start läuft der Job an, und es erscheint (wie gewohnt) folgender Hinweis.

Im Verarbeitungsordner, der ebenfalls von der Startseite aus zu erreichen ist, sind u.a. alle in den letzten 60 Tagen durchgeführten Datenselektionen des Verbandes übersichtlich aufgelistet. Die Ergebnisdateien aller Selektionen meines Benutzers, die man also selbst gestartet hat, können hier abgerufen werden.

Im folgendem Bild ist ein Auszug einer Beispiel-Datei abgebildet. Es sind zur Übersichtlichkeit teilweise Spalten ausgeblendet worden. Es gibt pro Kennzeichnungsgruppe eine Spalte. In dieser wird zunächst die Abteilung, dann die Gruppe und dann das Merkmal oder die Merkmale (durch Komma getrennt) ausgegeben. In diesem Beispiel ist der Datei zu entnehmen, dass die Person 'Max Mustermann' aktuell von der Aktionsabteilung als Käufer von Fohlen und Stuten sowie als Verkäufer von Fohlen aktiv gekennzeichnet ist.

Dem Protokoll sind die Suchkriterien zu entnehmen.