Mit der Einführung des Wachstumschancengesetz besteht seit 2025 die Pflicht, im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmenskunden elektronische Rechnungen zu verwenden.
Die EU-Norm EN 16931 definiert die allgemeinen Grundsätze, Datenanforderungen und strukturellen Standards für elektronische Rechnungen im B2B- (Business-to-Business) und B2G- (Business-to-Government) Bereich.

vit w.V. verwendet für die Erstellung von E-Rechnungen das sog. ZUGFeRD-Format, das die Anforderungen dieser EU-Norm erfüllt. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem menschenlesbaren pdf-Dokument mit maschinenlesbaren Metainformationen im xml-Format.

Der Fachausschuss Pferdezucht hat sich im Jahr 2026 dafür ausgesprochen die Entwicklungskosten des Projektes „Jahresbeitragsrechnung als E-Rechnung“ über das AGFA-Budget zu finanzieren.

Folgende Punkte sind hierin beinhaltet:

Grundeinrichtung:

• Überführen des Rechnungsdokuments auf neuen Dokumenten Server
• Einrichten und Füllen der ZUGFeRD-Schnittstelle
• Erstellung der Jahresbeitragsrechnung als E-Rechnung (pdf-Dokument mit xml-Datei)

Datenpflege:

• Einrichtung einer neuen Kommunikationsadresse „E-Mail für E-Rechnung“ im Person-Profil
• Implementierung des Kennzeichens „Postzustellung“ im Person-Profil

Versand:

• Versendung der E-Rechnung als E-Mailanhang im Rahmen der Jahresbeitragsverarbeitung an Personen:
  • mit E-Mailadresse im Feld „E-Mail für E-Rechnung“
  • mit Kennzeichnung „Postzustellung = nein“
  • ohne aktiven WebBenutzer-Account

WebBenutzer:

• bei aktiven WebBenutzern erfolgt die Bereitstellung der E-Rechnung im ZüchterOnline-Postfach (Voraussetzung: Nutzung des Moduls „Postfach“)
  • Berücksichtigung des Kennzeichens „Postzustellung“ = wenn „Postzustellung = ja“ erfolgt zusätzlich der Postversand
  • keine Berücksichtigung der „E-Mail für E-Rechnung“ = keine Versendung als E-Mailanhang zusätzlich zur Bereitstellung im Postfach

Anzeige und Archivierung:

• Bereitstellung der E-Rechnung in serv.it PFERD im Bereich „Jahresbeiträge“ (Voraussetzung: Nutzung des Moduls „EasyArchiv“)
• Revisionssichere Archivierung der E-Rechnung im EasyArchiv (Voraussetzung: Nutzung des Moduls „EasyArchiv“)

Im Personprofil kann im Bereich „Kommunikation“ im Feld „E-Mail für E-Rechung“ die E-Mailadresse eingetragen werden, an die die Beitragsrechnung als E-Mailanhang versendet werden soll (sofern die Bedingungen (siehe oben) erfüllt sind).

Bitte beachten, dass ggf. auch weitere Dokumente (Deckscheine, Abfohlmeldungen) dieser E-Mail beigefügt sein können.

Im Personprofil kann im Bereich „Kommunikation“ über das Kennzeichen „Postzustellung“ gesteuert werden, ob eine Person die Jahresbeitragsrechnung per Postversand erhalten soll (= Häkchen ist gesetzt).

Ist das Häkchen nicht gesetzt, dann bekommt die Person die Rechnung entweder als E-Mailanhang zugeschickt (wenn „E-Mail für E-Rechung“ vorhanden) oder über das ZüchterOnline-Postfach (wenn aktiver WebBenutzer vorhanden).
Ist weder das Kennzeichen „Postzustellung“ gesetzt, noch eine „E-Mail für E-Rechnung“ vorhanden und es existiert auch kein aktiver WebBenutzer, erfolgt die Zustellung per Post.