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Der Anwender hat die Möglichkeit, wichtige Dokumente direkt einer Person oder einem Pferd zuzuordnen. Mithilfe der Funktion „Interne Datei hochladen“ können PDF-Dokumente intern und sicher im System des Verbands gespeichert werden. Diese Ablage ist ausschließlich für interne Nutzer des Verbands zugänglich, es sei denn, der Verband gibt sie für WebBenutzer frei (s.u.).

Beim Hochladen eines Dokuments werden folgende Informationen automatisch hinterlegt:

• Datum des Hochladens
• Name des Benutzers, der die Datei hochgeladen hat
• Ein optionales Bemerkungsfeld zur Dokumentation oder Kommentierung

Für Personen und Pferde stehen in serv.it die folgenden Funktionen zur Verfügung:

• „Interne Datei hochladen“: Zur Ablage relevanter Dokumente
• Übersichtsanzeige: Für alle hochgeladenen Dateien
• Löschen von Dateien: Möglichkeit, Dokumente bei Bedarf zu entfernen
• Bearbeitung des Feldes „Bemerkung“: Anpassung oder Ergänzung der hinterlegten Notizen
• Freigabe an WebBenutzer, s.u.

Es gibt keine Einschränkungen hinsichtlich Dateigröße oder Anzahl der hochgeladenen Dokumente pro Person oder Pferd. Gültig sind PDF-Dokumente. Es ist jedoch zu beachten, dass für den belegten Speicherplatz jährliche Kosten anfallen.

Die Benutzeroberfläche für die Dokumentenverwaltung ist bei Personen und Pferden identisch.

Für Verbände, die ZüchterOnline nutzen, kann die Datei zur Person auch dem WebBenutzer zugänglich gemacht werden:

Der WebBenutzer erhält eine automatische Infomail, sobald eine Datei für ihn freigegeben wurde. Diese Funktion ist allerdings nur für Dateien zur Person oder bei Veranstaltungsdateien für den Beschicker verfügbar, nicht bei den Dateien zu einem Pferd.